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本文目的

本文面向的读者是技术委员会委员、SIG Maintainer 或社区会议的组织者,目的是指导和帮助会议组织者在开源社区中组织高效的会议。

什么是开源社区会议?

因为开源社区存在异步和远程协作特点,开源社区的会议多指在线会议 (Online Conference) 。开源社区会议的作用是通过会议提升社区协作效率,加强社区成员之间的了解程度提升社区凝聚力,同时通过开放的社区会议吸引社区参与者。

会议内容通常包括:

  • 讨论解决社区中遇到的管理问题
  • 同步项目编码进展、讨论 Milestone、分析 Issue 等技术问题

开源社区会议最大的特点是 “开放、平等和互助” ,即对所有有兴趣参与的成员是开放参加、会议的文字、语音和视频存档是公开可访问;在会议过程中所有参与者都是平等的,有发表看法的权利和自由;参与会议的社区成员相互帮助,而不是抱怨。

开源社区会议可以有如下几种形式:

  • 文字会议方式,常见方式是通过 IRC [1] 频道进行文字会议。
  • 语音或视频会议
    • Welink [2] - 可录制视频到本地
    • Zoom [3] - 可录制视频到本地,同时提供云存储服务
    • meet.jit.si [4] - 可录制视频,只能保存到 Dropbox 服务
    • Google Meeting [5] - 可录制视频,只能保存到 Google Drive 服务

会议组织指导

开会前的准备

  1. 与团队成员确定会议时间,需要考虑时区、工作时间等因素
  2. 与团队确定会议方式,采用文字、语音或者视频
  3. 确定会议议程,可以设置几个固定议题,再收集临时议题
  4. 确定会议记录方式,可以使用etherpad.openeuler.org、Wiki等工具。推荐Etherpad,因为不需要权限控制,方便大家各自填写信息
  5. 发送会议通知,建议用 Calendar 发送会议时间和议题

    会议过程

  6. 根据会议议程分配好会议时间,按照时间安排进行议题,避免拖堂。

  7. 会议开始后,如果希望录音或者录视频,提醒并得到与会人员的认可。

  8. 点名(可选)。如果涉及到决议,比如技术委员会开会,则为了保证结果的合法性,需要点名,确保有足够的有投票权的人员参加了会议。

  9. 请与会人员登记姓名以记录与会人。如果在IRC开会,则不需要这一步骤;如果是其他方式,邀请大家在Etherpad或者Wiki等里面自行登记自己的姓名或者ID。

  10. 按照议程逐个进行。

  11. 针对每一个会议结论,通过文字或者语音与与会人员确认,确保对会议结论理解一致。

    开会后的工作

  12. 整理会议纪要,发送会议纪要。

  13. 记录会议遗留问题。

    其他

  14. 会议取消。因为节假日或者其他原因需要取消会议时,提前在Calendar里面发送取消通知给对应的Mail list。

  15. 会议礼仪

    1. 考虑到Mail list的接收方很广泛,为了避免大邮件,在邮件中*不要使用图片、附件*,如果需要,则通过将图片、附件等放到可以公开访问的云上,在邮件中引用链接。
    2. 感谢。感谢大家参加会议,感谢大家对会议议程的贡献,由衷、及时地表达谢意。
    3. 鼓励与会人发言。开会的目的是充分交流,需要经常鼓励与会人发表意见。
    4. 照顾非母语的与会人。比如以英语开会时,考虑到非英语母语的与会人参与会有困难,在过程中要耐心确认对方是否理解,并及时将关键信息以文字形式写到Etherpad或者IRC中,帮助其理解。
    5. 开放地听取他人的观点。无论是否认同其观点,都要保持开放心态充分理解其观点。

参考信息

[1] https://zh.wikipedia.org/wiki/IRC

[2] https://welink.huaweicloud.com

[3] https://zoom.us

[4] https://meet.jit.si

[5] https://meet.google.com

[6] https://opensource.com/open-organization/16/1/community-calls-will-increase-participation-your-open-organization

[7] https://osf.dev/about/four-opens/


作者

Fred Li

协作者

  1. Eli Ma